Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie ukierunkowane na stworzenie unikalnego produktu, usługi lub innego rezultatu. Ma określony początek i koniec, konkretny cel oraz działa w ramach ograniczeń dotyczących czasu, budżetu i zakresu. Nie każde zadanie jest więc projektem. O projekcie mówimy wtedy, gdy powiązane działania prowadzą do określonej zmiany lub nowego rezultatu.
Projekt a proces – czym się różnią?
Najważniejsza różnica dotyczy charakteru pracy. Projekt służy wprowadzeniu zmiany i kończy się po osiągnięciu zaplanowanego rezultatu. Proces lub działanie operacyjne ma zapewniać ciągłość funkcjonowania organizacji i jest wykonywane wielokrotnie według podobnego schematu.
Przykładem projektu może być wdrożenie nowego systemu informatycznego, budowa domu, przygotowanie nowego produktu albo reorganizacja działu. Obsługa klientów, comiesięczne wystawianie faktur czy regularne utrzymanie systemu to działania operacyjne. Mogą wymagać planowania i kontroli, ale nie stają się przez to projektami.
Różnicę między tymi rodzajami pracy przedstawia tabela:
| Cecha | Projekt | Działania operacyjne |
|---|---|---|
| Cel | Osiągnięcie konkretnej zmiany lub dostarczenie nowego rezultatu | Utrzymanie bieżącego działania organizacji |
| Powtarzalność | Rezultat jest unikalny, nawet jeśli część zadań przypomina wcześniejsze prace | Czynności są wykonywane regularnie i według powtarzalnych zasad |
| Czas trwania | Ma określony początek i koniec | Trwa tak długo, jak jest potrzebna dana funkcja lub usługa |
| Rezultat | Nowy produkt, usługa, zmiana albo rozwiązanie | Stały poziom działania, obsługi lub produkcji |
Mylenie projektu z procesem może prowadzić do niepotrzebnej biurokracji. Z drugiej strony, przedsięwzięcie wymagające koordynacji wielu osób, ustalenia zakresu i kontroli budżetu nie powinno być traktowane jak zwykłe zadanie. Granica bywa płynna, szczególnie przy małych zleceniach lub produkcji na zamówienie, ale dwa pytania zwykle pomagają ją wyznaczyć: czy rezultat jest unikalny i czy praca ma określony koniec?
[
Jakie cechy ma projekt?
W standardach zarządzania, takich jak PMBOK Guide, projekt opisuje się przez kilka powtarzających się właściwości. Najważniejsze z nich to:
- Tymczasowość – projekt rozpoczyna się w określonym momencie i kończy po dostarczeniu rezultatu, rezygnacji z realizacji albo stwierdzeniu, że założonego celu nie da się osiągnąć w danych warunkach.
- Unikalność – rezultat nie jest zwykłym, seryjnie powtarzanym efektem. Nawet gdy organizacja korzysta z podobnych rozwiązań, każdy projekt ma własne wymagania, warunki lub zestaw interesariuszy.
- Celowość – wszystkie zadania powinny służyć osiągnięciu konkretnego celu. Zestaw niepowiązanych prac nie tworzy projektu tylko dlatego, że został umieszczony w jednym harmonogramie.
- Ograniczenie zasobów – projekt realizuje się przy określonych limitach czasu, budżetu, ludzi, technologii i dostępnych materiałów.
- Złożoność i zmienność – unikalny charakter przedsięwzięcia oznacza większą niepewność niż w rutynowych operacjach. Wymagania mogą być doprecyzowywane, a plan może wymagać korekt.
Trzy podstawowe parametry projektu to czas, koszt i zakres. Zakres określa, co ma zostać wykonane i jakie wymagania musi spełnić rezultat. Czas wyznacza termin lub okres realizacji, a koszt wskazuje limit nakładów. Zmiana jednego parametru często wpływa na pozostałe, dlatego ich wzajemne zależności trzeba kontrolować.
Jak przebiega cykl życia projektu?
Cykl życia projektu porządkuje pracę od pierwszego pomysłu do przekazania rezultatu. Poszczególne metodyki mogą inaczej nazywać fazy lub łączyć je w odmienne sposoby, ale ogólny przebieg zwykle obejmuje następujące etapy:
- Inicjacja – określa się potrzebę, cel, wstępny zakres, głównych interesariuszy i sens biznesowy przedsięwzięcia.
- Planowanie – ustala się zadania, harmonogram, budżet, zasoby, odpowiedzialności oraz sposób komunikacji i reagowania na ryzyko.
- Realizacja – zespół wykonuje zaplanowane prace i tworzy produkt, usługę lub inne uzgodnione rozwiązanie.
- Monitorowanie i kontrola – sprawdza się postęp, koszty, zakres i jakość, a w razie potrzeby wprowadza zatwierdzone zmiany.
- Zakończenie – rezultat zostaje odebrany lub przekazany do użytkowania, projekt jest rozliczany, a zespół zapisuje wnioski na przyszłość.
Niektóre projekty przebiegają etapami powtarzalnymi. Planowanie, realizacja i kontrola mogą tworzyć kolejne iteracje, szczególnie gdy pełny zakres rozwiązania nie jest znany od początku. Metodyki takie jak PRINCE2, PMBOK Guide czy podejścia zwinne dostarczają ram zarządzania, ale nie zmieniają podstawowej definicji projektu.
Najprościej rozpoznać projekt po dwóch cechach: jest tymczasowy i prowadzi do unikalnego rezultatu. Jeżeli praca ma charakter ciągły, powtarzalny i służy utrzymaniu bieżącego działania, najpewniej jest procesem operacyjnym, a nie projektem.
